El sistema de facturación electrónica es un conjunto de documentos que justifican los costos, deducciones, ingresos, pasivos o impuestos descontables de una empresa. Por lo tanto, la facturación electrónica soporta transacciones de compra y venta de bienes y servicios. Todo con el fin de mejorar la calidad de los servicios prestados por la DIAN y facilitar así el proceso tributario de los contribuyentes.
Cabe destacar que la factura electrónica puede emitirse a través de un servidor o de un software administrativo y contable.
Documentos requeridos para la facturación electrónica
A continuación te daremos una lista de los requerimientos necesarios para llevar a cabo la factura electrónica.
- Factura electrónica de venta.
- Soporte de pago nómina electrónica
- Soporte de adquisiciones con no obligados
- Registro Único Tributario (RUT) actualizado.
- Certificado de firma electrónica vigente.
Algunos servicios que ofrece el sistema de facturación electrónica son los siguientes:
- Plataforma RADIAN para el registro de facturas electrónicas de venta como título valor.
- Devoluciones.
- Declaraciones de impuestos sugeridas.
Ventajas del sistema de facturación electrónica
Conoce los beneficios de la facturación electrónica para tu empresa.
- Reducción de la duración de los tiempos en los procesos de facturación.
- Automatización de todo el proceso administrativo, contable, gerencial, financiero y agilizar los plazos de pago.
- Conectar las facturas entrantes y salientes con extractores automáticos de datos e información.
- Monitoreo constante de los costos.
- Disminuyen los errores humanos.
- Ahorro de dinero en los costos del papel.
- Elimina espacio de almacenamiento.
- Fácil accesibilidad a la información contable.
- Mantiene actualizada la documentación fiscal.
¿Cuáles son los tipos de facturas que existen?
Los tipos de facturas aprobadas por la DIAN vendrían siendo:
- Facturación electrónica.
- Facturación P.O.S
- Facturación en papel o computador.
Sin embargo, dentro de la factura electrónica existen dos tipos de sistema que son fundamentales para su realización, estos vendrían siendo:
- Facturación electrónica con formato estructurado: Este tipo de factura consiste en el uso de herramientas automatizadas que facilitan el ingreso de datos al sistema de facturación. Este proceso contable es completamente automático.
- Facturación electrónica con formato no estructurado: Al contrario de su antecesor, esta factura electrónica depende de que los datos sean ingresados de manera manual al sistema, lo que genera un desgaste en el proceso interno del área contable. Además, puede llegar a ser más costoso.
Validación previa
Este proceso se caracteriza por las notas débito y crédito electrónicas generadas por la DIAN. Esto tiene como objetivo verificar que cumplen con las reglas definidas por la entidad técnica. No es muy extenso, pero sí es necesario adjuntarlo con el comprobante de validación que será entregado al comprador y, que, a su vez, se convierte en un soporte con efectos fiscales.
Novedades en el sistema de facturación electrónica
En la nueva edición del artículo 616-1 del ET, modificado por el artículo 13 de la Ley 2155 de 2021, fueron incluidos diferentes puntos que es importante tenerlos en cuenta. Estos solo empezarán a aplicarse en el momento en el que la Dian expida una nueva reglamentación:
- Sanción a facturadores electrónicos: el nuevo inciso 3 del artículo 616-1 del ET dice que la no transmisión correcta de los documentos del sistema de facturación dará cabida a una sanción que establece el artículo 651 del ET.
- Disposiciones de la facturación en papel: el inciso cuarto de la nueva versión del artículo 616-1 del ET menciona que los facturadores electrónicos solo están autorizados a hacer facturación en papel cuando ocurra alguna situación importante con sus computadores o software.
- Facturas de plataformas de comercio: en el inciso octavo del artículo 616-1 del ET exige que las plataformas de comercio electrónico dispongan de un servicio que les permita a los usuarios la expedición y entrega de la factura de venta al consumidor final.
- Ventas a crédito: el inciso décimo del artículo 616-1 del ET establece que para las ventas a crédito será indispensable que el adquiriente confirme el recibido de la factura electrónica y de los productos o servicios que haya adquirido mediante un mensaje que remita al emisor para la expedición de la factura.
- Aceptación fiscal de costos y gastos: con el inciso 11 del artículo 616-1 del ET se dejó plasmado que los costos y gastos son aceptamos fiscalmente si se encuentran respaldados en factura electrónica o un documento similar.
- Expedición del tiquete POS: el parágrafo 2 de del artículo 616-1 del ET se sigue dando a conocer que el tiquete POS no sirve como soporte de costos y gastos. Además, los vendedores solo podrán expedir este tipo de tiquete para operaciones que antes de IVA o INC no sobrepasen los 5 UTV.
- Inscripción en la plataforma Radian: el parágrafo 3 del artículo 616-1 del ET señala que para la realización de facturas electrónicas es necesario que todos los que hagan parte de este proceso, se encuentren inscritos previamente.
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