El sistema de facturación electrónica es un conjunto de documentos que justifican los costos, deducciones, ingresos, pasivos o impuestos descontables de una empresa. Por lo tanto, soporta transacciones de compra y venta de bienes y servicios. Todo con el fin de mejorar la calidad de los servicios prestados por la DIAN y facilitar así el proceso tributario de los contribuyentes. ¿Te interesa saber más sobre él? Lee este artículo de Sibo Avance y conoce.
¿Qué es un sistema de facturación electrónica?
Este sistema de facturación es una plataforma digital que permite a las empresas generar, enviar, recibir y gestionar facturas de manera electrónica en lugar de utilizar documentos físicos en papel. Utiliza tecnología segura, como firmas digitales, para garantizar la autenticidad y la integridad de las transacciones comerciales. Y cabe destacar que puede emitirse a través de un servidor o de un software administrativo y contable.
Además, ayuda a agilizar y automatizar el proceso de facturación, reduciendo costos administrativos y errores humanos. También cumple con los requisitos legales y fiscales establecidos por las autoridades gubernamentales. Por lo tanto, es una herramienta clave en la modernización de la gestión empresarial, mejorando la eficiencia y la transparencia en las operaciones financieras.
Es importante saber que para poder utilizarlo se necesita un software de facturación. El cual es una aplicación informática diseñada para gestionar el proceso completo de emisión, envío y recepción de facturas de forma electrónica. Y permite crear facturas digitales con información detallada de las transacciones comerciales, incluyendo datos del cliente, productos o servicios vendidos, precios y totales.
Ventajas de la facturación electrónica
Conoce los beneficios de la facturación electrónica para tu empresa:
– Reducción de la duración de los tiempos en los procesos de facturación: la automatización en el sistema de facturación reduce significativamente los tiempos de procesamiento, agilizando el ciclo desde la creación hasta el envío de facturas.
– Disminuyen los errores humanos: al minimizar la intervención humana, se reducen los errores en la entrada de datos y cálculos, garantizando la precisión y coherencia de las transacciones comerciales.
– Ahorro de dinero en los costos del papel: al eliminar la necesidad de papel, se reducen los costos asociados a la impresión, envío y almacenamiento físico de facturas, contribuyendo al ahorro financiero de la empresa.
– Elimina espacio de almacenamiento: al almacenar facturas de forma electrónica elimina la necesidad de espacio físico para archivar documentos, optimizando el uso del espacio de oficina y reduciendo costos de almacenamiento.
– Fácil accesibilidad a la información contable: la información contable se encuentra fácilmente accesible a través del sistema de facturación, lo que facilita la gestión y análisis financiero en tiempo real.
– Mantiene actualizada la documentación fiscal: al cumplir con los requisitos legales y fiscales, la facturación electrónica garantiza que la documentación fiscal esté siempre actualizada y en cumplimiento con las regulaciones vigentes.
Documentos requeridos para la facturación electrónica
A continuación te daremos una lista de los requerimientos necesarios para llevar a cabo la factura electrónica.
1. Factura electrónica de venta
La factura electrónica es crucial en la facturación electrónica, ya que registra las transacciones comerciales de forma digital, agilizando el proceso de facturación y permitiendo un seguimiento eficiente de las ventas.
2. Soporte de pago nómina electrónica
El soporte de pago de nómina electrónico es importante para registrar los pagos de salarios de manera digital. Esto garantiza la transparencia en las transacciones entre empleadores y empleados, facilita la contabilidad de la empresa y cumple con los requisitos legales en cuanto a la documentación de los pagos de nómina.
3. Soporte de adquisiciones con no obligados
El soporte de adquisiciones con no obligados es importante para documentar las compras realizadas a proveedores que no están obligados a emitir factura electrónica. Esto asegura la integridad de la información relacionada con las adquisiciones de la empresa, facilitando la gestión de inventarios, la contabilidad y la presentación de informes financieros.
4. Registro Único Tributario (RUT) actualizado
Mantener el Registro Único Tributario (RUT) actualizado es fundamental para la facturación electrónica, ya que este registro identifica a los contribuyentes ante las autoridades fiscales. Un RUT actualizado garantiza la validez de las transacciones comerciales y facilita el cumplimiento de las obligaciones tributarias, evitando posibles sanciones y asegurando una operación empresarial legal y transparente.
5. Certificado de firma electrónica vigente
El certificado de firma electrónica vigente es esencial para validar la autenticidad y la integridad de los documentos electrónicos, incluidas las facturas. Este certificado proporciona seguridad en las transacciones comerciales electrónicas al garantizar que los documentos han sido firmados digitalmente por el emisor legítimo.
Además, es importante saber que algunos servicios que ofrece este sistema de facturación son los siguientes:
– Plataforma RADIAN para el registro de facturas electrónicas de venta como título valor.
– Devoluciones.
– Declaraciones de impuestos sugeridas.
¿Cuáles son los tipos de facturas que existen?
Los tipos de facturas aprobadas por la DIAN vendrían siendo:
– Facturación electrónica.
– Facturación P.O.S
– Facturación en papel o computador.
Sin embargo, dentro de la factura electrónica existen dos tipos de sistema que son fundamentales para su realización, estos vendrían siendo:
– Facturación electrónica con formato estructurado: este tipo de factura consiste en el uso de herramientas automatizadas que facilitan el ingreso de datos al sistema de facturación. Este proceso contable es completamente automático.
– Facturación electrónica con formato no estructurado: al contrario de su antecesor, esta factura electrónica depende de que los datos sean ingresados de manera manual al sistema, lo que genera un desgaste en el proceso interno del área contable. Además, puede llegar a ser más costoso.
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