Si eres dueño de un negocio o emprendimiento, seguramente has escuchado sobre la facturación electrónica y tal vez el tema te ha generado varias preguntas e inquietudes, por eso en este artículo de Sibo Avance te queremos contar todo lo que necesitas saber sobre el software de facturación electrónica, para que tengas mayor claridad sobre este importante tema.
¿Qué es un software?
Primero, debemos saber que este es un programa que está integrado por instrucciones dadas en lenguaje de máquina, que, al ejecutarse, realizan acciones o permite realizar acciones sobre él, las cuales corresponden a las funciones para las que fue creado.
En términos más generales: un software es la parte lógica o intangible de un sistema informático, el cual permite a los usuarios interactuar y realizar diferentes tareas y funciones con él.
¿Para qué sirve un software de facturación?
El software de facturación es un programa informático que permite la gestión del envío y recepción de facturas, correspondientes a la compra o venta de servicios o productos realizada por una empresa. De esta manera se logra tener un control y seguimiento de la facturación y, además, se mejora la gestión y administración de su negocio.
¿Desde cuándo es obligatorio la facturación electrónica?
La facturación electrónica obligatoria empezó a regir desde el 15 de junio del 2020, por medio de la resolución 000042 del 2020. Teniendo en cuenta que toda persona o comercio que retenga IVA, está obligado a facturar electrónicamente. Y también quienes están incluidos en el Estatuto Tributario, por ello es importante implementarlo.
¿Para qué sirve la facturación electrónica?
Esta nos va a permitir tener un mejor control de los ingresos y egresos de la empresa. Adicionalmente, es importante para poder hacer una declaración de renta ante la Dian mucho más fácil, y mitigar la evasión fiscal.
¿Cómo implementarlo?
Actualmente hay tres opciones que nos permiten implementar la facturación electrónica de una manera fácil y rápida:
1 – Servicio prestado por la DIAN:
La Dian cuenta con un servicio gratuito de facturación electrónica para que los comercios y personas obligadas a facturar electrónicamente puedan realizar toda la gestión y documentación que se deriva de esta.
2 – Software de facturación electrónica a la medida:
Se tiene la opción de contratar a una empresa experta en desarrollo de software, que cree uno de facturación electrónica a la medida. Y que, además de contar con todos los requerimientos exigidos por la DIAN, también pueda conectarse a ella.
3 – Proveedor tercerizado:
Hay muchas empresas que cuentan con el aval de la DIAN para prestar el servicio tercerizado de facturación electrónica a todos aquellos usuarios que por ley tengan que facturar electrónicamente.
¿Qué elementos debe tener una factura electrónica?
Desde el año 2020, la DIAN implementó unos requisitos que todas las empresas en Colombia debería de cumplir para tener una factura electrónica. Por lo tanto, según el estatuto tributario, el documento de facturación electrónica debe tener los siguientes aspectos:
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Estar denominada, netamente, como una factura de venta.
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Tener apellidos, nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
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Tener apellidos, nombre o razón social y NIT de quien requiere de los bienes o servicios. A esto se le debe agregar la discriminación del IVA pagado.
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Fecha y hora de su expedición.
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Contar con una descripción específica de los artículos que fueron vendidos o de los servicios prestados.
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Valor total de la operación que se realizó.
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Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
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La forma de pago. Si es de contado o a crédito.
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El medio de pago que se utilizó para cerrar la venta. Si fue con tarjeta de crédito, débito, mediante una transferencia u otra.
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Contar con un código CUFE, el cual es el Código Único de Facturación autorizado por la DIAN.
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Garantizar la implementación y uso de la firma electrónica.
¿Cuáles son los beneficios de la facturación electrónica?
El utilizar el software de facturación electrónica tiene muchos beneficios para pequeñas y grandes empresas, así como para asuntos de registro de cuentas que se requieran, como:
1. Ahorro monetario: según la DIAN, un estudio realizado por el Centro Interamericano de Administraciones Tributarias CIAT, concluyó que el ahorro puede representar hasta un 80% con relación a la facturación en papel. Pues esta ahorra gastos en todo lo relacionado a papelería, emisiones y recepciones.
2. Eficiencia: este sistema ayuda a reducir la carga de trabajo manual, pues las facturas electrónicas se generan más rápidamente y se procesan de forma más eficiente. Además de permitir que las transacciones entre empresarios se den mucho más fácil.
3. Seguridad y reducción de errores: esta herramienta genera mayor seguridad con relación a las facturas en papel, ya que los datos de las electrónicas se pueden cifrar y almacenar en lugares seguros, lo que reduce el riesgo de pérdida y manipulación. Por lo que también asegura que no se ingresen datos incorrectos por errores humanos.
4. Fácil acceso: al estar siempre disponible en línea permite que se pueda hacer una gestión documental, una recuperación y un mantenimiento de los documentos de forma inmediata.
5. Mejora la gestión de cartera: al poder hacerle seguimiento a cada documento, además de dar la posibilidad de obtener reportes y alertas permanentes.
6. Amigable con el medio ambiente: es positiva para la reducción de contaminación con el medio ambiente, ya que se disminuye el uso de papel, tinta y energía asociada la impresión y el transporte.
7. Validada por la DIAN: esto garantiza que cumpla con los requisitos necesarios para tener efectos fiscales, tanto para el facturador, como para sus clientes.
Si deseas conocer más razones por las que te invitamos a poner en marcha la facturación electrónica para tu empresa, puedes consultar toda la información en el sitio web oficial de la DIAN.
¿Cuál es el mejor software de facturación electrónica?
En Sibo Avance contamos con un software, como el GYMSOFT, el cual puede realizar la facturación electrónica según las necesidades de tu empresa. Actualmente, contamos con 18 años de experiencia, lo que nos ha dado todo el conocimiento necesario para lograr desarrollar las mejores soluciones tecnológicas.
Nuestro compromiso es siempre con nuestros clientes y usuarios. Por esto, trabajamos día a día en pro de mejorar la calidad de nuestros servicios y conseguir mejores resultados. Gracias a nuestros constantes esfuerzos, contamos con presencia a nivel de América Latina en países como México, Panamá, Argentina, Ecuador, El Salvador y Costa Rica. Además, también hemos logrado que el 95% de nuestros usuarios nos recomienden.
Es por todas las razones anteriormente mencionadas que podemos decir, con absoluta certeza, que contamos con uno de los mejores softwares de facturación electrónica. El cual está desarrollado con la intención de suplir todas las necesidades de nuestros usuarios y de superar, además, sus expectativas.
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Si necesitas más información sobre el software de facturación electrónica, en Sibo Avance te brindamos toda la asesoría que estás necesitando sobre este y otros softwares que te pueden interesar. Puedes ponerte en contacto a través de los medios que tenemos dispuestos para ti como nuestro contacto de Whatsapp: (+57) 300 7534837.
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