Registro de visitantes. La herramienta que tu empresa necesita

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El registro de visitantes en un lugar de trabajo solía ser un proceso poco práctico en el que usualmente debías mostrar una identificación en la entrada y escribir algunos datos personales con el motivo de tu visita. Con el avance tecnológico en su punto más álgido, este viejo método de controlar el acceso de gran afluencia de visitantes a un espacio determinado ha quedado en el pasado. 

 

Diariamente, innumerables lugares de trabajo reciben cientos de visitantes por diversas razones: recorridos empresariales, contratistas que deben ingresar para cumplir con una función específica o proveedores, que requieren de un ingreso ágil y confiable. En este post te hablaremos sobre el software para control de personal, y por qué es el mejor para gestionar el registro de visitantes.

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¿Qué es un control de visitantes?

Un control de acceso para visitantes consiste en el registro y almacenamiento  permanente de los datos de las personas que ingresan a un lugar determinado. No obstante, es importante poder diferenciar entre quienes hacen parte del personal de la entidad y aquellos que son visitantes. Es por eso que se vuelve complejo y se necesita una solución que brinde esta trazabilidad.

 

La particularidad del software de control de visitantes que hemos desarrollado en Sibo Avance es que se concentra en organizar la información de cada persona, separando el control asistencia empleados del control y registro de visitantes. De este modo se crean dos bases de datos separadas que pueden ser analizadas de forma independiente

¿Por qué es importante llevar un registro de visitantes?

La respuesta simple se centra en torno a la seguridad. No obstante, detenidamente, este registro trae consigo un aumento de la eficiencia y productividad. Esto se debe a que ya no es necesario invertir recursos, tiempo y personal capacitado en una tarea manual. Basta con ejecutar los protocolos del sistema de manera efectiva y la compañía tendrá a su disposición una cobertura integral. 

 

Con la implementación de un software que facilite el ingreso y salida de personal. Y que además controle, gestione y organice la información de visitantes y empleados se garantiza la optimización de los procesos. Además, la recolección y seguridad de los datos almacenados permite mejorar la toma de decisiones en función de un control más estricto.

 

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Impactos positivos del registro de visitantes

Un software especializado como el que desarrollamos en Sibo Avance trae consigo múltiples transformaciones positivas para una compañía. A continuación te contamos cuáles son los más importantes a tener en cuenta. 

 

Seguridad

Sin lugar a dudas es el primer factor de una compañía que se ve potencializado. El uso de la tecnología disminuye los errores humanos, así las fallas de seguridad y los accesos no autorizados se reducen de manera considerable. Adicionalmente, gracias a la integración de estos sistemas, es posible crear toda una red de seguridad que proteja los activos de la compañía. 

 

Integración 

En Sibo Avance nuestras soluciones de software se han diseñado para que sean compatibles con la mayoría de sistemas de seguridad. Esto significa que al adquirirlo no se debe realizar un cambio total en la infraestructura tecnológica. Una característica que sin dudas permite ahorrar tiempo y recursos al momento de mejorar el registro de visitantes.

 

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Confiabilidad 

De nada sirve obtener datos y registro de ingresos si estos no son confiables. Tras años de experiencia en el mercado, en Sibo Avance hemos afinado los algoritmos y la certeza del software. Gracias a ello, hemos reducido drásticamente el porcentaje de fallo del sistema. De este modo las empresas que han optado por nuestros servicios cuentan con información veraz, que se actualiza constantemente y que se encuentra protegida frente a posibles fallos humanos. 

 

Protección de datos 

Un apartado que muchas empresas suelen descuidar es la protección de datos propios y de terceros. Si bien el sistema de registro de visitantes almacena información sensible, nuestro software cuenta con filtros de seguridad avanzados. Esto significa que solo el personal de la compañía que ha sido autorizado para gestionar la información puede verla y generar informes. Un punto clave que evita dolores de cabeza para la organización y que cumple las normativas internacionales con respecto a la privacidad y el uso autorizado de información personal.

 

¿Cómo llevar un registro de visitantes?

Prepara tu empresa con el sistema Sisca. Este sistema es un programa especializado para grandes empresas que reciben visitas de diferentes personas y requieren agilidad y seguridad en el acceso del personal que la visita.

 

Este software te permitirá controlar hasta 200 puertas que posean el mismo sistema. En Sibo Avance instalaremos los torniquetes de acceso que funcionan para autorizar la entrada y salida de personal por medio de los lectores de proximidad que se activan al acercar los carnés institucionales.

 

La información de los visitantes y empleados quedará integrada en la nube de la empresa, permitiendo que algunas áreas o personal específico pueda acceder a la misma para llevar un control sobre el tiempo de visita y las zonas visitadas.

 

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¿Qué beneficios obtengo al instalar el sistema Sisca?

  • Registro automático de visitantes. Sisca realiza lectura del código bidimensional de la cédula de ciudadanía y permite el registro garantizando que la documentación esté en orden y se tenga la autorización para el ingreso.
  • Controla el aforo. Gestiona el acceso y salida para visitantes en tiempo real y las zonas de la empresa que visiten, garantizando seguridad y agilidad en los procesos externos e internos de la empresa.
  • No solo controla el ingreso y registro de visitantes sino también los vehículos que éstos ingresan. Lleva un registro detallado que permite generar alarmas e informes.
  • La información del registro de visitantes queda automatizada en el sistema, lo que permitirá que otras áreas estén comunicadas entre sí. Desde la nube podrán acceder a toda la información, autorizar o denegar permisos para estar en diferentes espacios de la empresa.

 

¿Qué otras alternativas tengo para el control de acceso de visitantes?

Es posible llevar un control ordenado de las visitas con Sibo Avance y velar por la seguridad de todos a través de un control de acceso biométrico. Esta herramienta tecnológica reemplaza a la perfección los métodos obsoletos para llevar un registro de visitantes, el cual se hacía llenando una planilla con la información de forma manual.

 

Este lector biométrico de asistencia se asegurará de validar, por medio del reconocimiento facial, si se trata de empleados o visitantes ocasionales, estos poseen sensores de huella digital, de temperatura, reconoce medidas de la mano, hasta lectores de códigos de barra y código QR.

 

Aquí el software y el hardware juegan en su conjunto un papel clave para controlar el registro de visitantes y el acceso de personal a una empresa ya que no solo el programa que automatiza la información influye sino también terminales y dispositivos como las cabinas de aforo y barreras vehiculares permite llevar el registro.

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¿Qué esperas para posicionar tu empresa un paso más adelante?

Entre otros servicios, en nuestra empresa puedes encontrar programas para optimizar procesos y tiempo como los software de facturación electrónica y software para casinos, gimnasios, coworking así como para el control de tiempo y consumos, lo cual ahorrará tiempo y recursos para el área de gestión humana

 

También encontrarás facilidades para mejorar las instalaciones de tu empresa con terminales biométricas, lectores y tarjetas, cabinas de aforo, torniquetes de acceso, electroimanes y otros accesorios. Te invitamos a que leas los testimonios de nuestros clientes.

 

Contamos con más de 18 años de experiencia en el mundo de la innovación tecnológica para empresas, llegando a tener presencia en más de 9 países. No olvides contactarnos para asesorarte con las soluciones tecnológicas que tu empresa necesita. Te esperamos en nuestras redes sociales de Facebook, Instagram, YouTube y LinkedIn.

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