En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, SIBO AVANCE S.A.S, en su calidad de responsable del tratamiento de la información que reposa en sus bases de datos, adopta la presente política dirigida a garantizar su protección.

1. IDENTIFICACIÓN

Nombre de la empresa: SIBO AVANCE S.A.S

Dirección: Calle 35 # 87B – 13, Medellín – Colombia

Correo electrónico: sbotero@siboavance.com.co

Teléfono: 444 98 08

2. MARCO LEGAL

• Constitución Política de 1991 artículos 15 del Habeas Data, 20 y 74 sobre acceso a la información.
• Ley 1266 del 31 de diciembre de 2008.
• Decreto Reglamentario 1727 del 15 de Mayo de 2009.
• Ley 1581 del 17 de Octubre 2012.
• Decreto Reglamentario 1377 del 27 de Junio de 2013
• Ley 1712 del 6 de Marzo de 2014
• Decreto Reglamentario 103 de 2015
• Sentencias de la Corte Constitucional C-1011 de 2008 y C-748 de 2011

3. DEFINICIONES

Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones: 

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato privado: es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para el titular.
• Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Dato semiprivado: es semiprivado el dato que no tiene naturaleza intima, reservada, ni publica y cuyo conocimiento y divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio.
• Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable

4. PRINCIPIOS

El tratamiento de las bases de datos atenderá de manera armónica e integral los principios consagrados en el artículo 4 de la Ley 1581, que son:

a. PRINCIPIO DE LA LEGALIDAD: el tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo estableció en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.

b. PRINCIPIO DE FINALIDAD: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular en todos los casos.

c. PRINCIPIO DE LIBERTAD: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d. PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f. PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

g. PRINCIPIO DE SEGURIDAD: la información sujeta a tratamiento por el responsable o encargado del tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h. PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, salvo aquellos que tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.

5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:

a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley de Protección de Datos Personales.

c. Ser informado por el responsable o encargado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de uno a más datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

6. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

En el tratamiento de los datos personales, se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

7. DEBERES SIBO AVANCE S.A.S EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular, para el uso y tratamiento de los datos personales.

c. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten, en virtud de la autorización otorgada.

d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f. Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.

g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

h. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

i. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.

j. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y para la atención de consultas y reclamos.

k. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

l. Registrar en la base de datos respectiva, la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley.

m. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

n. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

o. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

p. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

q. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. AUTORIZACIONES

El tratamiento de datos personales realizados por SIBO AVANCE S.A.S requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de dichos datos, salvo que los datos sean públicos. Por lo anterior, SIBO AVANCE, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, dispondrá de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizándoles, en todo caso, que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

8.1. Manifestación de la autorización

La autorización a SIBO AVANCE S.A.S para el tratamiento de los datos personales será otorgada por:

• El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición SIBO AVANCE.
• Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
• El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

8.2. Medios para otorgar la autorización

SIBO AVANCE obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos.

La autorización será solicitada por SIBO AVANCE de manera previa al tratamiento de los datos personales. La autorización podrá darse verbalmente o por medio de un documento físico, electrónico o cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta.

En cualquier caso, la autorización debe ser dada por el Titular y en esta se debe poder verificar que este conoce y acepta que SIBO AVANCE recoja y utilice la información para los fines que se le indicarán de manera previa al otorgamiento de la autorización.

No será necesaria la autorización del titular cuando se trate de los siguientes datos personales:

• Datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, como registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos relativos al estado civil de las personas.
• Datos referidos a la profesión u oficio.
• Datos sobre la calidad de comerciante o servidor público.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

9. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS

9.1. Consultas

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en SIBO AVANCE, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales SIBO AVANCE garantiza:

• Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
• Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales deberán ser informados en el aviso de privacidad.
• Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.
• En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Las consultas podrán formularse al correo sbotero@siboavance.com.co

9.2. Reclamos

El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante SIBO AVANCE, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

a. El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a SIBO AVANCE S.A.S al correo electrónico sbotero@siboavance.com.co o mediante comunicación escrita dirigida a la Dirección Administrativa y Financiera, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, datos de notificación (dirección física y/o electrónica), y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

b. Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

c. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9.3. Petición de actualización y/o rectificación

SIBO AVANCE S.A.S, como responsable del tratamiento de los datos, deberá rectificar y actualizar a solicitud del titular toda información que de éste resulte ser incompleta o inexacta. Para estos efectos, el titular o su causahabiente y/o representante, señalará las actualizaciones y rectificaciones a que dieran lugar al correo sbotero@siboavance.com.co o en medio físico dirigido a la Dirección Administrativa y Financiera, junto a la documentación que soporte su solicitud.

SIBO AVANCE podrá habilitar medio electrónicos u otros que considere pertinentes, los cuales serán informados en el aviso de privacidad y se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

9.4. Petición de supresión de datos

El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a SIBO AVANCE su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:

• a. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
• b. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
• c. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por SIBO AVANCE. Sin embargo este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia SIBO AVANCE podrá negar el ejercicio del mismo cuando:

• a. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
• c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

9.5. Atención de consultas y reclamos

Para la recepción de consultas, reclamos, quejas y denuncias sobre el tratamiento de datos personales, se puede hacer a través de cualquiera de los canales de atención que SIBO AVANCE tiene dispuestos, dirigiéndose a la calle 35 # 87B – 13 de 8:00 a.m. a 12:00 m.m. y de 2:00 p.m. a 5:00 p.m., en el teléfono 444 98 08 o vía correo electrónico en sbotero@siboavance.com.co.

10. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

SIBO AVANCE S.A.S garantiza el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales y demás información sujeta a tratamiento, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

11. VIGENCIA Y AVISO DE POSIBLE CAMBIO SUSTANCIAL EN LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir de la fecha de su expedición, 08 de febrero de 2017, se divulgará a través del portal web, y estará sujeto a actualizaciones en la medida en que se modifiquen o se dicten nuevas disposiciones legales sobre la materia.

Aprobado por,

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SERGIO IVAN BOTERO OSORIO

Representante Legal

SIBO AVANCE SAS

NIT. 811.043.771-7