La nómina electrónica ya no es una opción, es una obligación legal para muchas empresas en Colombia. Por eso, más que entender qué es, hoy necesitas saber cómo implementarla de forma ágil, segura y sin errores. Un buen software de nómina puede hacer esa diferencia.
En este artículo te daremos a conocer toda la información que necesitas saber acerca de la nómina electrónica. Además, te brindaremos los mejores aliados en el mercado para optimizar esta tarea con un software de nómina electrónica dentro de tu empresa.
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¿Qué es la nómina electrónica en Colombia y cómo funciona?
La nómina electrónica en Colombia es un sistema implementado por la DIAN que obliga a las empresas a reportar de forma digital la información relacionada con los pagos laborales a sus empleados. Este reporte debe incluir conceptos como salarios, horas extras, bonificaciones, deducciones, aportes y cualquier otro valor asociado a la liquidación mensual.
Funciona como un comprobante electrónico, similar a la factura electrónica, y debe enviarse dentro de los plazos establecidos por la entidad. El objetivo es formalizar y controlar los procesos de pago, mejorar la trazabilidad de la información y facilitar la fiscalización tributaria.
Para cumplir con esta obligación, las empresas deben utilizar un software de nómina electrónica que esté habilitado por la DIAN y que permita generar, firmar digitalmente y enviar estos documentos sin errores ni retrasos.
Requerimientos:
Estos son algunos de los requerimientos necesarios para generar la nómina electrónica:
• La generación de la nómina electrónica se debe hacer por medio de un proveedor electrónico reconocido ante la DIAN.
• Se envía una liquidación por cada empleado.
• Se debe llevar a cabo cada mes independientemente de la fecha de corte que tenga definida la empresa.
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Beneficios de la nómina electrónica en Colombia
La nómina electrónica te ayudará a ahorrar tiempo y dinero en los procesos internos de la empresa. Además, te ofrecerá las siguientes ventajas:
• Mantener actualizada la información de los costos, deducciones e impuestos descontables reportados a la DIAN. (Revista Semana, 2021)
• Transparencia en los procesos
• Digitalización de los procesos: Lo cual se traduce en cero espacios físicos ocupados para almacenamiento, además permite acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar a la información.
• Mayor seguridad en el respaldo de la información.
• Reducción de errores a la hora de generar la nómina.
¿Mi empresa debe reportar la nómina electrónicamente?
Desde la implementación gradual de la nómina electrónica en Colombia, muchas empresas se han preguntado si están obligadas a adoptarla. La respuesta depende de un factor clave: si tienes empleados y realizas pagos que impliquen conceptos laborales, lo más probable es que sí estés obligado.
Están obligados a reportar la nómina electrónicamente todos los empleadores que hagan pagos o abonos derivados de una relación laboral, legal o reglamentaria, incluyendo también pagos a pensionados. Esto aplica tanto para empresas grandes como para pequeñas y medianas, e incluso personas naturales que contraten personal.
En resumen, si pagas salarios, aportes a seguridad social, prestaciones u otros conceptos laborales, debes generar y enviar el documento soporte de pago de nómina electrónica de manera periódica.
¿Por qué es importante contar con un software de nómina electrónica?
Tener un software de nómina electrónica no es solo una herramienta de apoyo: se ha convertido en una necesidad para cumplir con las exigencias legales y garantizar procesos internos más eficientes.
Este tipo de sistema permite automatizar cálculos, centralizar información y generar los reportes exigidos por la DIAN sin errores ni reprocesos. Además, reduce significativamente el riesgo de inconsistencias en pagos, omisiones en descuentos y problemas con empleados o entidades de control.
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¿Qué debe contener la nómina electrónica?
Según la DIAN, la nómina electrónica deberá contener la siguiente información:
- Debe denominarse como “documento soporte de pago de nómina electrónica”.
- Nombre completo y NIT del empleador.
- Nombre completo e identificación del empleado o beneficiario.
- El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica (CUNE).
- El empleador deberá suministrar al trabajador un número interno consecutivo. Incluir en la nómina electrónica.
6. Incluir el valor devengado de nómina.
7. Incluir los valores deducidos de nómina.
8. Incluir el valor total de la nómina.
9. Especificar el método de pago utilizado, explicar si se realizó en efectivo o a través de un banco. En caso de que se haya hecho una transferencia bancaria se debe mencionar el nombre de la entidad.
10. Firma electrónica o digital.
Cumple con la ley y mejora tu gestión con un software de nómina electrónica
Cumplir con la nómina electrónica no solo es una obligación legal, también es una oportunidad para optimizar tus procesos, reducir errores y tomar decisiones con información confiable. Implementar un sistema adecuado te permite automatizar tareas repetitivas, mantenerte al día con los requisitos de la DIAN y mejorar la experiencia de tus empleados.
En Sibo Avance contamos con soluciones que se ajustan a la realidad de tu empresa. Empieza hoy mismo a gestionar tu nómina electrónica de forma ágil, segura y sin complicaciones.
